Comment InvoiceCast transmet vos factures (et maintenant, depuis votre Gmail)
Envoyer une facture devrait prendre un clic, et vous devriez pouvoir savoir si elle s'est rendue. InvoiceCast vous offre maintenant une option de plus : l'envoyer directement depuis votre propre adresse Gmail. Voici toutes les façons de transmettre une facture, ce que votre client reçoit dans chaque cas, et quand choisir laquelle.
Cinq façons de transmettre une facture
Quand votre facture est prête, finalisez-la, puis ouvrez la fenêtre d'envoi. La finalisation verrouille la facture et crée son lien privé. Rien ne part vers votre client avant que vous choisissiez l'une de ces options :
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Option |
Ce que votre client reçoit |
À utiliser quand |
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Envoyer par InvoiceCast |
Un courriel avec le PDF en pièce jointe et un lien pour consulter la facture en ligne |
Vous voulez un seul clic et la confirmation de livraison |
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Envoyer depuis mon Gmail (nouveau) |
Le même courriel et le même PDF, depuis votre adresse Gmail |
Votre client s'attend à recevoir un courriel de vous, et vous voulez les réponses dans votre boîte |
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Copier le lien |
Une page privée pour consulter et télécharger la facture |
Vous joignez votre client par texto, messagerie ou portail client |
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Télécharger le PDF |
Le fichier PDF |
Le service des comptes fournisseurs de votre client exige le téléversement des factures dans un portail |
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Marquer comme envoyée |
Ce que vous lui avez remis en dehors d'InvoiceCast |
Vous l'avez remise en main propre ou par la poste |
Vous pouvez choisir une option différente pour chaque facture.
Envoyer par InvoiceCast
C'est l'option en un clic. Votre client reçoit un courriel soigné, avec la facture en PDF jointe et un bouton pour la consulter en ligne, et la payer par carte si vous avez connecté Stripe.
- Vous voyez qu'elle est arrivée. La facture affiche son statut de livraison. Livré signifie que le serveur de courriel de votre client l'a acceptée; Échec de livraison indique le plus souvent une faute dans l'adresse.
- Corriger une adresse se fait en une étape. Mettez à jour le courriel du client, puis cliquez sur Renvoyer la facture. Comme la première tentative a échoué, le renvoi part automatiquement à la nouvelle adresse.
- Un envoi authentifié. InvoiceCast envoie depuis un domaine authentifié par SPF, DKIM et DMARC, les vérifications qu'utilisent Gmail et Outlook pour distinguer un vrai courriel d'un courriel usurpé.
- Dans la langue de votre client. Indiquez une langue préférée dans la fiche du client : sa facture arrive en français ou en anglais, courriel, PDF et nom de fichier compris, peu importe la langue dans laquelle vous travaillez.
- Besoin d'une trace? Cochez M'envoyer une copie avant l'envoi.
Nouveau : envoyer depuis votre propre Gmail
Certains clients, surtout ceux avec qui vous échangez des courriels depuis des mois, s'attendent à ce que la facture vienne de vous. C'est maintenant possible.
Une seule configuration. Allez dans Paramètres → Intégrations et connectez votre compte Gmail. Ensuite, la fenêtre d'envoi propose Envoyer depuis mon Gmail à côté du bouton habituel, pour les factures, ainsi que pour les soumissions et les reçus avec les forfaits Pro et Affaires.
Pour votre client, le contenu ne change pas. Il reçoit le même message et le même PDF qu'avec un courriel envoyé par InvoiceCast, simplement depuis votre adresse.
Pour vous :
- Le courriel se retrouve dans vos messages envoyés Gmail, avec le reste de vos échanges avec ce client.
- Les réponses arrivent directement dans votre boîte.
- Cela fonctionne aussi avec Google Workspace, pourvu que votre administrateur autorise les applications tierces à envoyer des courriels. La facture part toujours de l'adresse connectée, jamais d'un alias.
Ce à quoi InvoiceCast a accès. À la connexion, Google vous demande d'autoriser une seule chose : l'envoi de courriels en votre nom. InvoiceCast ne peut ni lire, ni rechercher, ni modifier, ni supprimer quoi que ce soit dans votre boîte, et ne voit jamais votre mot de passe Google. Pour vous déconnecter, cliquez sur Déconnecter dans Paramètres → Intégrations. L'accès est révoqué immédiatement auprès de Google et la connexion enregistrée est supprimée; les factures déjà envoyées restent dans vos messages envoyés.
Deux compromis à connaître :
- Gmail n'indique pas à InvoiceCast si un message a été livré : une facture envoyée par Gmail affiche donc Envoyé par Gmail plutôt que Livré. Si l'adresse est erronée, l'avis de non-remise arrive dans votre boîte Gmail. Vous voyez tout de même quand votre client ouvre le lien de la facture.
- Si Google n'accepte plus la connexion, par exemple après un changement de mot de passe Google, l'envoi échoue, nous vous en avisons par courriel et Paramètres affiche Reconnecter Gmail. InvoiceCast n'envoie jamais la facture depuis sa propre adresse à votre insu.
Ce qui passe toujours par InvoiceCast. Gmail n'est utilisé que lorsque vous le choisissez, un envoi à la fois. Les factures récurrentes, les rappels de paiement et les factures générées à partir de feuilles de temps sont toujours envoyés par InvoiceCast.
Avec le forfait Gratuit, les envois par Gmail comptent dans les mêmes 5 courriels par mois que les envois par InvoiceCast. Les forfaits Pro et Affaires incluent l'envoi illimité.
La transmettre vous-même : lien ou PDF
- Copier le lien. Chaque facture a sa propre page privée. Votre client l'ouvre dans son navigateur, sans compte ni connexion, et peut télécharger le PDF sur la même page. Collez le lien dans un texto, une messagerie ou un portail client, et révoquez-le quand vous voulez.
- Télécharger le PDF. Pour les clients dont le service des comptes fournisseurs exige un téléversement dans un portail. Le fichier porte le nom du document, par exemple « Facture - Studio Martin - FAC-0007.pdf » : vous et votre client le classez sous le même nom.
- Astuce : après avoir partagé le lien vous-même, cliquez sur Marquer comme envoyée. Le lien ne s'ouvre pour votre client qu'une fois la facture marquée comme envoyée.
Ces deux options sont illimitées sur tous les forfaits, y compris Gratuit.
Marquer comme envoyée
Vous avez remis la facture imprimée en main propre, ou par la poste? Ouvrez-la, cliquez sur Marquer comme envoyée et confirmez. Le statut est mis à jour, aucun courriel ne part, et vos dossiers restent exacts.
Une fois la facture envoyée
La transmission n'est que la moitié du travail. Une fois la facture partie :
- Les rappels de paiement peuvent relancer votre client avant et après l'échéance, en votre nom. Ils restent désactivés tant que vous ne les activez pas dans Paramètres → Rappels.
- Le paiement en ligne : connectez Stripe, et votre client peut payer par carte depuis le lien de la facture ou le code QR du PDF.
- Un sommaire quotidien vous indique ce qui arrive à échéance et ce qui est en retard, les jours où des sommes restent dues.
Essayez-le
Vous utilisez déjà InvoiceCast? Connectez Gmail dans Paramètres → Intégrations, puis choisissez Envoyer depuis mon Gmail pour votre prochaine facture. Nouveau chez nous? Créez votre compte gratuit, sans carte de crédit.
Des questions sur l'envoi par Gmail? Consultez le Centre d'aide.